Imaginez ceci pendant un moment: Je suis avec ma famille en vacances à Disney World (si vous me suivez sur les médias sociaux, vous savez que c’est mon endroit préféré dans le monde!). Nous arrivons dans une crèmerie pour une petite gâterie en milieu d’après-midi. J’approche une cliente qui travaille sur son ordinateur portable à une table qui fait face à un mur, et je lui demande si les deux chaises vides à côté d’elle sont prises. Elle dit non, alors nous prenons place à proximité d’elle. Nous sommes complètement en mode vacances, profitant d’une journée fantastique. 

Quelques minutes plus tard, cette dame  commence  un appel conférence par vidéo de la crèmerie. Je sais qu’elle est en rencontre pour le travail parce que non seulement je peux l’entendre très clairement, mais son écran d’ordinateur portable est bien à la vue de tous les passants.

Maintenant, selon toute vraisemblance, cette situation ne devrait pas sonner d’alarme?  Après tout, il est assez courant aujourd’hui pour les gens de travailler à distance dans les cafés, les restaurants et, bien sûr, même les crèmeries au milieu d’un parc d’attractions rempli de touristes. L’une des plus grandes leçons que le monde du travail a apprises à la suite de la pandémie, c’est que les employés n’ont pas besoin d’être confinés à un bureau pour être productifs, n’est-ce pas?

Mais il y a une leçon importante ici pour les employeurs.

Les employés qui travaillent à distance dans un espace public, doivent user de leur bon jugement. Ils doivent être conscients de ce qui est visible sur leurs écrans d’ordinateurs et ce qu’ils communiquent verbalement. La réalité est qu’une réunion virtuelle dans un espace public signifie que chaque observateur autour d’eux fait essentiellement partie de cette réunion.

Ces mêmes principes s’appliquent aux conversations d’affaires dans tous les lieux publics – que ce soit virtuel, en personne, par téléphone, et que ce soit dans les magasins, les restaurants, les ascenseurs, les taxis / Ubers, les parcs ou dans les rues de la ville, etc.

« Les espaces publics ≠ sont pas un espace privé. »

– Julie Labrie

Les violations de la confidentialité de cette manière ont eu lieu. Considérez la couverture médiatique des conversations entendues dans les restaurants par les médias de personnalités politiques et  d’avocats.

Pour ce qui est de cette dame à côté de moi à la crèmerie, même si cette conversation n’est pas nécessairement intéressante pour moi, le risque de complication qu’elle pourrait amener à son entreprise pourrait être très significatif. Je pouvais voir le logo de son employeur, une multinationale de friandises sur son ordinateur portable.  Elle semblait discuter des procédures pour un des nouveaux membres de l’équipe. Elle a passé beaucoup de temps à partager des détails spécifiques sur son travail, sur leur approche de leur image de marque et aussi sur leurs pratiques commerciales internationales, etc. Ce sont toutes des informations que je considérerais confidentielles en tant que recruteur.

Dans ce contexte, son partage de ces informations à voix haute dans un endroit  public  peut devenir problématique.

Une étape cruciale est de mise pour les employeurs aujourd’hui: demandez à vos employés de votre organisation de signer une entente de confidentialité.

Plus précisément :

1. Communiquez vos politiques : Ayez des lignes directrices claires sur les politiques de votre entreprise concernant leur travail dans des espaces publics (fournissez des précisions claires sur ce qui est considéré comme des informations publiques par rapport aux informations sensibles, concurrentielles ou confidentielles). Ces principes devraient également s’appliquer au partage de contenu de médias sociaux d’entreprise et personnel.
2. Un espace de travail privé : Assurez-vous que votre personnel dispose d’un espace privé approprié pour travailler et effectuer leurs tâches , que ce soit à leur domicile ou au bureau. Cela peut inclure le mobilier de technologie, de fournitures de bureau, etc. qui peuvent être nécessaires.
3. Bâtir une culture de confiance : L’un des moyens les plus efficaces de s’assurer que les employés se conforment aux politiques de confidentialité de votre entreprise est de cultiver une culture de confiance au sein de votre organisation, où les individus se sentent inspirés et autorisés à prendre des décisions. Cet effort doit être enraciné dans des valeurs d’intégrité et de responsabilité, où les employés se soucient suffisamment de l’entreprise pour utiliser leur meilleure discrétion dans toute situation unique à laquelle ils peuvent être confrontés.

Travailler à distance dans les espaces publics est une norme qui est là pour rester dans notre culture sociale. Nous ne préconisons pas de changement de ce côté.   Cependant, en tant que propriétaire d’entreprise, même lorsque je suis en vacances, je ne suis jamais complètement « débranché » de mon travail.  Ma famille m’a déjà vu me précipiter à ma chambre d’hôtel pour prendre un appel important ou donner une entrevue aux médias lorsque le besoin l’exige.

Ce que les employeurs doivent faire aujourd’hui, c’est de s’assurer que les employés sont conscients de leurs actions et s’assurer qu’ils comprennent pourquoi la discrétion est si importante. Ensuite, ils peuvent modifier ce qu’ils disent ou font dans les espaces publics lorsqu’ils travaillent en déplacement.